Размер:
A A A
Цвет:
C C C C
Изображения Вкл Выкл.

Главный специалист-эксперт

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

для категории «Специалисты» группа «Старшие»

 

Основные сведения и обязанности

по должности

Требования к кандидатам

Наименование должности

Главный специалист - эксперт организационного отдела Административного управления Департамента внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Область профессиональной служебной деятельности

 Управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

Виды профессиональной служебной деятельности

Обеспечение сохранности  и учет документов.

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику организационного отдела Административного управления Департамента внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Условия работы (график и режим работы, оплата труда, частота командировок, допуск к государственной тайне, испытательный срок)

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Испытательный срок от 1 до 6 месяцев.

Допуск к государственной тайне не предусмотрен.

Цель исполнения должностных обязанностей

Исполнение задач и функций, возложенных на отдел, в соответствии с утвержденным Положением об Управлении и отдела.

Основные задачи и обязанности

по должности

- консультирование работников по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архива;

- регистрация и отправка исходящей корреспонденции Департамента;

- регистрация, систематизированный учет и хранение приказов Департамента по основной деятельности;

- рассмотрение обращений граждан;

- размещение и актуализацию информации на едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  и на сайте Депполитики Югры;

- подготовка материалов и организация совещаний, проводимых директором Департамента, первым заместителем директора Департамента, и иных заседаний по поручению руководства Департамента, Управления, отдела;

- обеспечение работы приемной директора Департамента;

- организация личного приема директором, первым заместителем, заместителем директора,  контроль за исполнением поручений данных по итогам личного приема;

- ознакомление сотрудников с приказами по основной деятельности;

- снятие с контроля в системе документооборота «Дело» проектов документов при согласовании и (или) подписании их директором, первым заместителем, заместителем директора;

- доведение до сотрудников Департамента обязательной и специальной информации, необходимой для осуществления служебной деятельности, участия в общественных мероприятиях и иной по поручениям руководства Департамента;

- организация работы руководителя (заместителей руководителя) Департамента по приему граждан с привлечением специалистов соответствующих структурных подразделений;

- подготовка и своевременность направления отчетной и иной запрашиваемой информации;

- работа с документаций ограниченного доступа и документацией «для служебного пользования»;

- ведение в установленном порядке делопроизводство и хранение документов Департамента, передача их на архивное хранение;

- контроль за соблюдением процедуры прохождения документов в автоматизированной системе документооборота;

– материальная ответственность с реализацией в полном объеме соответствующих прав и обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации договором.  

Работа подразумевает:

- работу с документами;

- внешние коммуникации (с представителями органов государственной власти, организаций, гражданами);

- внутреннее взаимодействие.

Образование кандидата:

уровень образования;

направление (при необходимости)

специальность (при необходимости)

Наличие высшего образования.

Специальность по направлению подготовки профессионального образования  «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное управление», «Документационное управление и архивоведение» или иному направлению подготовки, для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данного направления подготовки, указанному в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

Стаж работы:

по специальности;

государственной службы;

управленческий стаж

Наличие стажа государственной службы или стажа работы по специальности не требуется.

Показатели эффективности и результативности деятельности

- своевременность и оперативность выполнения поручений;

- качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

- профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

- способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

- выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность;

- соблюдение требований служебного распорядка органа государственной власти, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

- творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

- осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

- количество официальных негативных инцидентов за период  (рекламации, жалобы, нарекания) от взаимодействующих госорганов;

- своевременность размещения и актуализации информации на едином официальном сайте государственных органов автономного округа и на сайте Департамента;

- открытость Департамента для граждан и общества (высокий рейтинг Департамента (не менее 10-го места) в конкурсе на лучший официальный сайт органа государственной власти автономного округа и лучший официальный сайт органа местного самоуправления муниципального образования автономного округа;

- качество результатов работы в части материальной ответственности (отсутствие недостач или излишек материальных ценностей);

- количество замечаний, предупреждений и выговоров, вынесенных гражданскому служащему.

Требования к знаниям и умениям (кратко):

Знания и умения

Требования

Базовые знания и умения:

Знание государственного языка Российской Федерации (русского языка)

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

- основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

- правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

- понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний:

- форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота;

- общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

- систем межведомственного взаимодействия;

- информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных.

Наличие умений:

- владение компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением;

- работа с системами межведомственного взаимодействия, управление государственными информационными ресурсами;

- умение использовать правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант»;

- умение работать в федеральной государственной информационной системе «Единая информационная система управления кадровым составом».

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан,  основ работы с документами.

Общие умения

- умение мыслить системно;

- умение планировать и рационально использовать рабочее время;

- умение достигать результата;

- коммуникативные умения;

- умение работать в стрессовых условиях;

- умение совершенствовать свой профессиональный уровень.

Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям:

Профессиональные знания и умения

Профессиональные знания:

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

- Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.04.2007 № 36-оз «О рассмотрении обращений граждан в органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.08.2012 № 130 «О Порядке рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первому заместителю Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012  № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Правительства  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 27.12.2000 № 132-п «О Регламенте Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Иные профессиональные знания:

- порядок обеспечения сохранности и учета документов;

- технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов;

- методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и учета документов;   

- основы документационного обеспечения;

- порядок составления планово-отчетной документации.

Профессиональные умения:

- адаптация к новой ситуации и применение новых подходов к решению возникающих проблем, использование опыта и мнения коллег;

- организация деятельности по эффективному взаимодействию с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления;

- ведение навыками деловых переговоров;

- подготовка делового письма, систематизация информации и работа со служебными документами;

- своевременное выявление проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов, умение не допускать личностных конфликтов с сотрудниками, коллегами и вышестоящими руководителями;

- применение современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, работы с внутренними и периферийными устройствами.

Функциональные знания и умения

Функциональные знания

- понятие нормы права,  нормативного правового акта, правоотношений и их признаки;

- понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

- основы конфиденциального делопроизводства и порядок работы с информацией для служебного пользования;

- система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

- порядок и принципы разработки и утверждения требований к закупаемым Департаментом автономного округа отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельным ценам товаров, работ, услуг) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций Департамента.

Функциональные умения:

- подготовка методических рекомендаций, разъяснений;

- подготовка аналитических, информационных и других материалов;

- организация и проведение мониторинга применения законодательства;

- прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел;

- ведение телефонных разговоров;

- наполнение официального интернет-сайта Департамента в разделе «контакты».

Профессиональные качества

- эффективность коммуникаций;

- стратегическое /видение/ мышление;

- командное взаимодействие.

Личностные качества

- активность;

- настойчивость;

- коммуникабельность;

- инициативность;

- дисциплинированность;

- организованность;

- самостоятельность;

- мотивация достижения.

 

Опубликовано: 20.12.2018 16:44        Обновлено: 20.12.2018 16:55