Размер:
A A A
Цвет:
C C C C
Изображения Вкл Выкл.

Главный специалист-эксперт 2

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

для категории «Специалисты» группа «Старшие»

 

Основные сведения и обязанности

по должности

Требования к кандидатам

Наименование должности

Главный специалист-эксперт организационного отдела Административного управления Департамента внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства.

  

Виды профессиональной служебной деятельности

Обеспечение сохранности и учет документов.

Подчиненность должности

Непосредственно подчиняется начальнику организационного отдела Административного управления Департамента внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

Условия работы (график и режим работы, оплата труда, частота командировок, допуск к государственной тайне, испытательный срок)

Продолжительность и режим работы:  

для мужчин - 40 часов в неделю,  

для женщин - 36 часов в неделю,

выходные дни - суббота и воскресенье,

ненормированный рабочий день.

Испытательный срок от 1 до 6 месяцев.

Допуск к государственной тайне не предусмотрен.

Цель исполнения должностных обязанностей

Исполнение задач и функций, возложенных на отдел, в соответствии с утвержденным Положением об Управлении и отдела.

Основные задачи и обязанности

по должности

- консультирование работников по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота и архива;

- прием входящей корреспонденции Департамента, ее первичная обработка, систематизация, регистрация и передача в приемную Департамента;

- прием обращений граждан, поступивших в Департамент, их первичная обработка, систематизация, регистрация и отправка;

- отправка исходящей корреспонденции Департамента;

- рассмотрение обращений граждан;

- подготовка отчетных документов, заявок по отправке исходящей корреспонденции Департамента;

- заполнение описей дел постоянного срока хранения;

- обеспечение учета, сохранности имущества, находящегося в оперативном управлении и материальных ценностей;

- наполнение, размещение и актуализация информации на едином официальном сайте государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры  и на сайте Депполитики Югры;

-  разработка технических заданий, сопровождения контрактов, экспертизе и приемке оказанных услуг (работ, товаров) по услугам (работам, товарам), приобретаемым Департаментом в части компетенции организационного отдела.

- контроль за соответствующей подготовкой, своевременным исполнением, и снятие с контроля в системе документооборота «Дело» документов, проектов документов при согласовании и (или) подписании их директором, первым заместителем, заместителем директора;

- доведение до сотрудников Департамента обязательной и специальной информации, необходимой для осуществления служебной деятельности, участия в общественных мероприятиях и иной по поручениям руководства Департамента;

- работа с документаций ограниченного доступа и документацией «для служебного пользования»;

- подготовка дел для передачи на архивное хранение, процесс данной передачи;

- контроль за эффективным использованием почтовых расходов;

- осуществление хозяйственной деятельности в Департаменте;

- материальная ответственность с реализацией в полном объеме соответствующих прав и обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации договором.

Работа подразумевает:

- работу с документами, в том числе ведение электронного документооборота, архивное делопроизводство;

- внешние коммуникации (с представителями органов государственной власти, организаций, гражданами);

- внутреннее взаимодействие.

Образование кандидата:

уровень образования;

направление (при необходимости)

специальность (при необходимости)

Наличие высшего образования.

Специальность по направлению подготовки профессионального образования  «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное управление», «Документационное управление и архивоведение» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данному направлению подготовки, указанному в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.

Стаж работы:

по специальности;

государственной службы;

управленческий стаж

Не требуется наличие стажа государственной службы или стажа по специальности.

Показатели эффективности и результативности деятельности

- своевременность и оперативность выполнения поручений;

- качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

- профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

- способность четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умение рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

- выполняемый объем работы и интенсивность труда, способность сохранять высокую работоспособность;

- соблюдение требований служебного распорядка органа государственной власти, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа;

- творческий подход к решению поставленных задач, активность и инициатива в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способность быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

- осознание ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений;

- количество официальных негативных инцидентов за период  (рекламации, жалобы, нарекания) от взаимодействующих госорганов;

- качество результатов работы в части материальной ответственности (отсутствие недостач или излишек материальных ценностей);

- отсутствие недостач или излишек материальных ценностей и имущества, находящихся на ответственном хранении;

- своевременность подготовки, согласования и направления документации, иных обязанностей при осуществлении закупок для обеспечения нужд Департамента, предусмотренной Регламентом взаимодействия структурных подразделений Департамента при осуществлении закупок для обеспечения нужд Департамента (утвержденным приказом Департамента) по соответствующим расходам Департамента, своевременное исполнение плана графика размещения государственных заказов Департамента, в части касающихся государственных закупок;

- своевременность оказания услуг, осуществления работ, поставки товаров, по заключенным государственным контрактам в установленной сфере деятельности, предоставления своевременной и достоверной документации, отчетности, произведения сверки расчетов;

-  наличие описей дел постоянного срока хранения за отчетный период; 

- количество замечаний, предупреждений и выговоров, вынесенных гражданскому служащему.

Требования к знаниям и умениям (кратко):

Знания и умения

Требования

Базовые знания и умения:

Знание государственного языка Российской Федерации (русского языка)

Знание основ Конституции РФ, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

- основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

- правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

- понятия коррупции, принципов противодействия коррупции.

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний:

- форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления;

- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного электронного документооборота;

-  общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности;

- систем межведомственного взаимодействия.

   Наличие умений:

- владение компьютерной, другой оргтехникой и необходимым программным обеспечением;

- работа с системами межведомственного взаимодействия, управления государственными информационными ресурсами;

- умение использовать правовые информационные системы «КонсультантПлюс», «Гарант».

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний порядка рассмотрения обращений граждан, основ работы с документами.

Общие и управленческие умения

Общие умения:

- умение мыслить системно;

- умение планировать и рационально использовать рабочее время;

- умение достигать результата;

- коммуникативные умения;

- умение работать в стрессовых условиях;

- умение совершенствовать свой профессиональный уровень.

Управленческие умения:

- организовывать собственную работу и контролировать ее выполнение;

- оперативно  решать  возникающие вопросы.

Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям:

Профессиональные знания и умения

Профессиональные знания:

- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Закон Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 18.04.2007 № 36-оз «О рассмотрении обращений граждан в органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 24.08.2012 № 130 «О Порядке рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, первому заместителю Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заместителям Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в Правительство Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 30.12.2012  № 176 «Об Инструкции по делопроизводству в государственных органах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Постановление Правительства  Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 27.12.2000 № 132-п «О Регламенте Правительства Ханты-Мансийского автономного округа – Югры»;

- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Иные профессиональные знания Специалиста должны включать:

- порядок обеспечения сохранности и учета документов;

- технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов;

- методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и учета документов;   

- основы документационного обеспечения;

- порядок составления планово-отчетной документации.

Профессиональные умения:

- адаптация к новой ситуации и применение новых подходов к решению возникающих проблем, использование опыта и мнения коллег;

- организация деятельности по эффективному взаимодействию с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления;

- навыки ведения деловых переговоров;

- подготовка делового письма, систематизация информации и работу со служебными документами;

- выявление проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов, умения не допускать личностных конфликтов с сотрудниками, коллегами и вышестоящими руководителями;

- применение современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, работы с внутренними и периферийными устройствами.

Функциональные знания и умения

Функциональные знания:

- понятие нормы права,  нормативного правового акта, правоотношений и их признаки;

- понятие, процедура рассмотрения обращений граждан;

- понятие контрактной системы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и основные принципы осуществления закупок;

- разработка технических заданий при размещении государственного заказа на приобретение товаров, работ и услуг;

- правила приема, хранения, отпуска и учета товарно-материальных ценностей;

- основы конфиденциального делопроизводства и порядок работы с информацией для служебного пользования;

- система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота;

- порядок и принципы разработки и утверждения требований к закупаемым Департаментом автономного округа отдельным видам товаров, работ, услуг (в том числе предельным ценам товаров, работ, услуг) и (или) нормативным затратам на обеспечение функций Департамента.

Функциональные умения:

- подготовка методических рекомендаций, разъяснений;

- подготовка аналитических, информационных и других материалов;

- организация и проведение мониторинга применения законодательства;

- прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел; 

- комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок;

- ведение телефонных разговоров.

-  разработка технических заданий, сопровождения контрактов, экспертизе и приемке оказанных услуг (работ, товаров) по услугам (работам, товарам), приобретаемым Департаментом в части компетенции организационного отдела;

- приемка, ведение учета и отчетности расходования товаров, материалов, оборудования, мебели и другого имущества, необходимых для деятельности Депполитики Югры;

- обеспечение подписки Департамента на периодические издания, бланочной и почтовой продукцией.

Профессиональные качества

- эффективность коммуникаций;

- стратегическое /видение/ мышление;

- командное взаимодействие.

Личностные качества

- активность;

- настойчивость;

- коммуникабельность;

- инициативность;

- дисциплинированность;

- организованность;

- самостоятельность;

- мотивация достижения.

Опубликовано: 20.12.2018 16:53        Обновлено: 20.12.2018 16:55