Размер:
Цвет:

Информация о недостатках, выявленных в ходе проведенного Управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры контрольного мероприятия по практике применения федеральных законов от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА – ЮГРЫ

УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

25.12.2017                                                                                                №6-2017

г. Ханты-Мансийск

СПРАВКА

о результатах контрольного мероприятия по практике применения

федеральных законов от 2 мая 2006 года №59-ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» в Департаменте внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

В соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее автономный округ), первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, в Правительство автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 24.08.2012 №130 (далее также – Порядок), планом проведения контрольных мероприятий в исполнительных органах государственной власти автономного округа по практике применения федеральных законов от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации» (далее – Федеральный закон №59-ФЗ) и от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (далее – Федеральный закон №8-ФЗ) на 2017 год, утвержденным руководителем Аппарата Губернатора – заместителем Губернатора автономного округа, на основании Положения об Управлении по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа (далее – Управление), утвержденного распоряжением Аппарата Губернатора автономного округа от 08.02.2016 №22-р, организовано контрольное мероприятие по практике применения Федерального закона №59-ФЗ и Федерального закона №8-ФЗ в Департаменте внутренней политики автономного округа (далее – Проверка, Депполитики Югры) за период с 01.01.2015 по 31.08.2017.

Проверка работы Департамента внутренней политики автономного округа с обращениями граждан проведена с 18.09.2017 по 29.09.2017 рабочей группой Управления в составе:

Сургутскова Сергея Сергеевича, начальника отдела анализа обращений Управления;

Бастанжиевой Екатерины Владимировны, заместителя начальника Управления – начальника информационно-методического отдела;

Мусаевой Людмилы Леонидовны, начальника отдела организации рассмотрения обращений Управления.

При проведении проверки присутствовали начальник Административного управления Депполитики Югры Плюхина Ирина Петровна, начальник организационного отдела Шулепова Олеся Александровна.

В ходе проведения проверки установлено следующее.

Правовое регулирование правоотношений, связанных с рассмотрением обращений граждан

Правовую основу деятельности Депполитики Югры по рассмотрению обращений граждан составляют Конституция Российской Федерации (статья 33), Федеральный закон №59-ФЗ, Закон автономного округа от 18.04.2007 №36-оз «О рассмотрении обращений граждан в органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры» (далее – Закон автономного округа №36-оз), а также Порядок рассмотрения обращений граждан.

В соответствии с пунктом 6.10.7 положения о Депполитики Югры, утвержденного постановлением Губернатора автономного округа от 01.07.2010 №119 «О Департаменте внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – положение о Депполитики Югры), Депполитики Югры осуществляет прием граждан, своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок.

Вместе с тем в положении о Депполитики Югры, а также его структурных подразделениях отсутствуют функции по анализу содержания поступающих обращений, принятию мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, предусмотренные статьей 14 Федерального закона №59-ФЗ.

В ходе проведения проверки отмечено, что положения о структурных подразделениях, должностные регламенты государственных гражданских служащих Депполитики Югры содержат функции по своевременному и полному рассмотрению письменных и устных обращений граждан, подготовке ответов заявителям за исключением положений об Административном управлении, организационном отделе Административного управления, отделе бюджетного учета, отчетности и финансового контроля, отделе кадрового обеспечения, отделе правового сопровождения и контрактного управления.

Положениями об Административном управлении и организационном отделе Административного управления Депполитики Югры предусмотрена функция контроля соблюдения сроков и порядка рассмотрения обращений граждан, установленная статьей 14 Федерального закона №59-ФЗ.

Контроль за соблюдением сроков и порядком рассмотрения обращений граждан, а также за подготовкой аналитической информации о рассмотрении обращений граждан в соответствии с должностным регламентом отнесен к компетенции начальника организационного отдела Административного управления Депполитики Югры.

Отметки сотрудников Депполитики Югры об ознакомлении с положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами имеются.

Во исполнение пункта 1.4 Порядка приказом Депполитки Югры от 27.01.2017 №02-ОД-14 утвержден «Порядок рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в Департамент внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Порядок Депполитики Югры).

Порядок Депполитики Югры определяет процедуру работы по централизованному учету, организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в Депполитики Югры, а также осуществлению контроля рассмотрения обращений, анализу и обобщению, содержащейся в них информации.

Вместе с тем Порядок Депполитики Югры не содержит положений, предусматривающих проведение анализа ответов на предмет соответствия критериям объективности и всесторонности рассмотрения обращения, правовой обоснованности принятого по нему решения, а также оценку результатов рассмотрения вопросов, содержащихся в обращениях, постановку обращения на дополнительный контроль до полного фактического разрешения содержащегося в обращении вопроса.

Организация и ведение делопроизводства по обращениям граждан

Делопроизводство по обращениям граждан в Депполитики Югры ведется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее – СЭД «Дело») и на бумажных носителях.

Регистрация письменных обращений и запросов осуществляется консультантом организационного отдела Административного управления Депполитики Югры в срок, предусмотренный Федеральным законом №59-ФЗ и пунктом 2.3 Порядка Депполитики Югры.

При этом в ходе проверки установлено нарушение срока регистрации обращений, установленного частью 2 статьи 8 Федерального закона №59-ФЗ и пункта 2.3 Порядка Депполитики Югры.

Обращение, направленное в Депполитики Югры для рассмотрения в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона №59-ФЗ с сопроводительным письмом администрации города Нижневартовска от 30.09.2016 №.867/12-01, зарегистрировано 11.10.2016 за №02-Вх-4174 после завершения его рассмотрения и направления ответа заявителю (письмо Депполитики Югры от 06.10.2016 №02-Исх-3447).

Обращение, поступившее в Депполитики Югры в форме электронного документа через единый официальный сайт государственных органов автономного округа 21.04.2017, зарегистрировано на 4 день – 24.04.2017 за №02-ОГ-31.

Кроме того, выявлены факты отсутствия выдачи (направления) автору обращения (заявителю) уведомления о его регистрации, что противоречит пункту 2.6 Порядка Депполитики Югры (обращения от 30.01.2017 №02-ОГ-11, от 31.01.2017 №02-ОГ-12, от 17.02.2017 №02-ОГ-19, от 17.04.2017 №02-ОГ-29).

В нарушение пункта 2.8 Порядка Депполитики Югры при регистрации письменного обращения в СЭД «Дело» путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронного образа отсутствует регистрационный штамп (наклейка со штрих-кодом) на обращениях от 25.01.2017 №02-ОГ-8 и от 07.03.2017 №02-ОГ-22.

В ходе проверки выявлено, что при регистрации обращений и запросов в Депполитики Югры не заполняются поля, предусмотренные СЭД «Дело», в том числе обеспечивающие учет, систематизацию и обобщение обращений и запросов в соответствии с пунктом 8.2 Порядка Депполитики Югры, а также требованиями Федерального закона №59-ФЗ.

Так, не внесена информация о гражданине в поле: «Адрес», «Индекс», «Телефон», «Регион», «Статус», «Категория», «Пол», «E-mail» в электронных регистрационных карточках обращений от 24.02.2015 №02-ОГ-15, от 04.03.2015 №02-ОГ-23, от 04.03.2015 №02-ОГ-25, от 03.09.2015 №02-ОГ-99, от 07.10.2015 №02-ОГ-105, от 09.12.2015 №02-ОГ-139, от 18.01.2016 №02-ОГ-2, от 23.03.2016 №02-ОГ-22, от 25.05.2016 №02-ОГ-46, от 12.10.2016 №02-ОГ-76, от 06.12.2016 №02-ОГ-90, от 19.05.2017 №02-ОГ-38, от 31.08.2017 №02-ОГ-66.

Кроме того, установлено, что в электронной регистрационной карточке обращения от 7.03.2017 №02-ОГ-22 содержится почтовый адрес, не соответствующий адресу, указанному заявителем в обращении, вследствие чего ответ автору направлен с нарушением требований части 4 статьи 10 Федерального закона №59-ФЗ и пункта 5.5 Порядка Депполитики Югры.

В электронной регистрационной карточке в рубрике «Виды документов» отсутствует определение обращения согласно положениям статьи 4 Федерального закона №59-ФЗ (обращения от 04.03.2015 №02-ОГ-23, от 07.10.2015 №02-ОГ-105, от 09.12.2015 №02-ОГ-139, от 20.01.2017 №02-ОГ-6, от 25.01.2017 №02-ОГ-8, от 07.03.2017 №02-ОГ-22, от 19.05.2017 №02-ОГ-38).

Также в СЭД «Дело» в поле «Состав» не вносится информация о количестве листов обращения и о наличии приложений, а в поле «Доставка» неверно указывается канал поступления обращений от 02.02.2016 №02-ОГ-9, от 23.03.2016 №02-ОГ-22, от 10.01.2017 №02-ОГ-1, от 22.08.2017 №02-ОГ-62.

Кроме того, в электронной регистрационной карточке в поле «Кому» не отмечается адресат, которому направлено обращение (обращения от 04.03.2015 №02-ОГ-23, от 07.10.2015 №02-ОГ-105, от 01.04.2016 №02-ОГ-26, от 01.04.2016 №02-ОГ-27, от 17.05.2016 №02-ОГ-42, от 24.05.2016 №02-ОГ-44, от 15.09.2016 №02-ОГ-71, от 06.12.2016 №02-ОГ-90, от 25.01.2017 №02-ОГ-10, от 17.02.2017 №02-ОГ-19, от 17.04.2017 №02-ОГ-29, от 05.05.2017 №02-ОГ-36, от 08.06.2017 №02-ОГ-48, от 22.08.2017 №02-ОГ-62 и другие).

Проверкой установлено, что при регистрации обращений, поступивших в Депполитики Югры, не осуществляется систематизация обращений на основе анализа их содержания и внесение соответствующей информации в электронную регистрационную карточку в соответствии со Сборником методических рекомендаций и документов, в том числе в электронном виде, по работе с обращениями и запросами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в приемных Президента Российской Федерации, в государственных и муниципальных учреждениях и иных организациях, на которые возложено осуществление публично значимых функций.

В частности, не обеспечивается внесение в электронную регистрационную карточку краткого содержания поставленных в обращении вопросов, и, как следствие, отсутствует систематизация вопросов на основе типового общероссийского тематического классификатора, определение видов и типов вопросов, предмет ведения по каждому из вопросов, кратность поступления обращения или его вторичность.

Так, в СЭД «Дело» в поле «Содержание» отсутствует краткое содержание вопросов, поставленных в обращениях от 04.03.2015 №02-ОГ-23, от 04.03.2015 №02-ОГ-25, от 03.09.2015 №02-ОГ-99, от 07.10.2015 №02-ОГ-105, от 09.12.2015 №02-ОГ-139, от 06.12.2016 №02-ОГ-90, от 20.01.2017 №02-ОГ-6, от 07.03.2017 №02-ОГ-22, от 17.04.2017 №02-ОГ-29, от 05.05.2017 №02-ОГ-36, а в поле «Рубрика» не выбран вид и тип вопроса с соответствующим предметом ведения.

Кроме того, установлено отсутствие указания типов вопросов и соответствующих им предметов ведения, содержащихся в обращениях от 18.01.2016 №02-ОГ-2, от 23.03.2016 №02-ОГ-22, от 13.05.2016 №02-ОГ-39, от 14.06.2016 №02-ОГ-54, от 12.10.2016 №02-ОГ-76, от 23.11.2016 №02-ОГ-85, от 10.01.2017 №02-ОГ-1, от 11.08.2017 №02-ОГ-61, от 31.08.2017 №02-ОГ-66.

Проверкой выявлено, что в нарушение принципа ведения отдельного делопроизводства обращения граждан и запросы информации по ним, поступившие из иных государственных органов и учреждений, зарегистрированы в группе документов «Входящие документы 02» (запрос Федерального агентства по делам национальностей в отношении обращения от 22.01.2016 №02-Вх-197, запрос Аппарата Думы автономного округа в отношении обращения от 04.02.2016 №02-Вх-457, сопроводительное письмо администрации города Нижневартовска к обращению от 11.10.2016 №02-Вх-4174, сопроводительное письмо администрации города Нижневартовска к обращению от 27.10.2016 №02-Вх-4594, сопроводительное письмо Департамента общественных и внешних связей автономного округа к обращению от 09.11.2016
№02-Вх-4883).

Вместе с тем определено нарушение пункта 4.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Губернатора автономного округа от 30.12.2012 №176 (далее – Инструкция), в части приема, регистрации и учета документов персонального характера лиц, замещающих должности государственной гражданской службы, подразделением Депполитики Югры, осуществляющим ведение кадровой работы.

Так, в группе документов «Обращения граждан 02» зарегистрированы заявления, не подлежащие рассмотрению в соответствии с требованиями Федерального закона №59-ФЗ, относящиеся к кадровому и служебному делопроизводству Депполитики Югры, а именно заявления лиц, замещающих должности государственной гражданской службы, о выплате поощрения по итогам работы (заявления от 26.03.2015 №02-ОГ-34, от 26.03.2015 №02-ОГ-35 и других 23 должностных лиц Депполитики Югры, заявление от 02.03.2015 №02-ОГ-21 о периоде временной нетрудоспособности, заявления от 24.04.2015
№02-ОГ-67, от 24.04.2015 №02-ОГ-68, от 16.06.2015 №02-ОГ-82 об оплате льготного проезда к месту проведения льготного отпуска и обратно, заявления от 08.12.2015 №02-ОГ-137, от 11.03.2016 №02-ОГ-20, от 02.06.2016 №02-ОГ-50, от 06.06.2016 №02-ОГ-51, от 10.05.2017 №02-ОГ-37 о предоставлении отпуска, исковое заявление от 17.05.2016 №02-ОГ-43, заявление об отказе от исковых требований от 20.06.2017 №02-ОГ-56).

В соответствии с пунктом 9.4.3 Инструкции руководителем Депполитики Югры утверждена номенклатура дел на 2016 год.

Согласно пункту 9.4.12 Инструкции сводная номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, однако в Депполитики Югры номенклатура дел на 2017 год отсутствует.

Номенклатура дел в Депполитики Югры на 2016 год составлена на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558, и согласована со Службой по делам архивов автономного округа 27.05.2016.

Номенклатурой Депполитики Югры предусмотрено дело №01.01-14 «Карточки-обращения, поступившие из Правительства автономного округа» (далее – дело №01.01-14).

Дело для формирования письменных и устных обращений и документов по их рассмотрению, поступающих непосредственно в исполнительный орган государственной власти автономного округа, номенклатурой Депполитики Югры не предусмотрено.

Обращения граждан, поступающие непосредственно в Депполитики Югры, а также документы по их рассмотрению, формируются в дела структурных подразделений, ответственных за подготовку ответа на обращение в соответствии с поручением руководителя Депполитики Югры, что является нарушением принципа ведения отдельного делопроизводства, позволяющего обеспечить учет, систематизацию и обобщение обращений.

Так, в отделе по работе с законодательными органами власти и политическими партиями Депполитики Югры обращения и документы по их рассмотрению формируются в дело №02.02-02 «Документы (справки, информации, переписка) о работе с Думой Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

В отделе взаимодействия с органами местного самоуправления Депполитики Югры обращения и документы по их рассмотрению формируются в дело №02.03-03 «Документы (заключения, справки, переписка) о работе с представительными органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа».

В экспертно-консультационном отделе Депполитики Югры обращения и документы по их рассмотрению формируются
в дело №02.04-01 «Документы (проекты правовых актов, заключения, справки, переписка) по административно-территориальному устройству автономного округа, территориальной организации местного самоуправления автономного округа».

В отделе административных комиссий и вопросов правозащиты Депполитики Югры обращения и документы по их рассмотрению формируются в дело №03.02-07 «Документы (переписка, запросы, справки) по вопросам оказания бесплатной юридической помощи в труднодоступных населенных пунктах и отдельным категориям граждан».

Кроме того, проверкой выявлено несоблюдение в Депполитики Югры пункта 9.5.3 Инструкции, при котором обращения граждан и документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дело №01.01-14 в хронологическом порядке по дате их регистрации вместо предусмотренного группирования в дело по фамилиям граждан в алфавитном порядке.

Приказами Депполитики Югры от 01.04.2016 №02-ОД-60 и от 10.02.2017 №02-ОД-23 утвержден состав постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов.
В проверяемый период заседания комиссии в Депполитики Югры не проводились, экспертиза ценности документов не осуществлялась.

В нарушение пункта 1.11 Инструкции при уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе сотрудники не осуществляют передачу находящихся у них документов сотруднику, ответственному за делопроизводство в Депполитики Югры, или другому сотруднику по указанию руководителя в Депполитики Югры.

Организация рассмотрения обращений граждан, контроль за соблюдением сроков рассмотрения. Соблюдение принципов объективного и всестороннего рассмотрения обращений граждан

В период с 01.01.2015 по 31.08.2017 в Депполитики Югры поступило для рассмотрения 948 обращений граждан, из которых 639 направлены из Аппарата Губернатора автономного округа (228 – в 2015 году, 273 – в 2016 году, 138 – за 8 месяцев 2017 года), 309 поступили непосредственно в Депполитики Югры (150 – в 2015 году, 93 – в 2016 году, 66 – за 8
месяцев 2017 года).

Из 639 рассмотренных обращений (228 – в 2015 году, 273 – в 2016 году, 138 – в 2017 году), поступивших в адрес Губернатора, заместителей Губернатора, в Правительство автономного округа, по которым Депполитики Югры поручена подготовка проекта ответа (ответа) на обращение (основной исполнитель), 28 обращений рассмотрено с нарушением срока, установленного частью 1 статьи 12 Федерального закона №59-ФЗ (16 – в 2015 году, 10 – в 2016 году, 2 – в 2017 году).

Из 309 рассмотренных обращений (150 – в 2015 году, 93 – в 2016 году, 66 – в 2017 году), поступивших непосредственно в Депполитики Югры, 3 – рассмотрено с нарушением срока (обращения от 13.10.2015 №02-ОГ-111, от 26.05.2016 №02-ОГ-47, от 24.04.2017 №02-ОГ-31).

Также установлен факт нарушения требований части 2 статьи 12 Федерального закона №59-ФЗ по уведомлению заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

Так, по обращению от 12.10.2016 №02-ОГ-76 об исключении заявителя из списка кандидатов в присяжные заседатели автономного округа на 2017-2020 годы по Нефтеюганскому району уведомление заявителю о продлении срока рассмотрения его обращения направлено на 31 день.

Кроме того, при проведении контрольного мероприятия установлено, что в нарушение части 1 статьи 9 и пункта 4 части 1
статьи 10 Федерального закона №59-ФЗ обращения от 17.02.2017
№02-ОГ-19, от 20.02.2017 №02-ОГ-20, от 27.02.2017 №02-ОГ-21, адресованные председателю Комиссии по работе с документами представителей общественности – кандидатов в члены квалификационной коллегии судей автономного округа, по вопросу согласия стать членом квалификационной коллегии судей – представителей общественности не рассматривались, ответы по существу не направлялись. В электронных регистрационных карточках обращений №02-ОГ-20, №02-ОГ-21 внесена резолюция директора Депполитики Югры «Ответа не требуется, кандидатура рассматривается на комиссии» (копии карточек обращений прилагаются).

По фактам нарушения сроков рассмотрения письменных обращений граждан служебные проверки не проводились, должностные лица, допустившие нарушение сроков рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности не привлекались.

При подготовке ответов по существу поставленных в обращениях вопросов в целом обеспечены объективность и всесторонность рассмотрения, правовая обоснованность принятых решений в пределах компетенции Депполитики Югры.

Вместе с тем при выборочном изучении обращений выявлен ряд недостатков, в том числе связанных с несоблюдением полноты и всесторонности рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в Депполитики Югры.

Так, по обращению от 20.07.2017 №02-ОГ-56, поступившему в форме электронного документа, по вопросу отказа в приеме документов на оформление заграничного паспорта сотрудниками многофункционального центра и Управления Федеральной миграционной службы России по автономному округу в г. Мегионе заявителю направлен ответ разъяснительного характера в срок, установленный статьей 12 Федерального закона.

Вместе с тем ответ не содержит информацию по существу поставленного в обращении вопроса, а именно правомерности отказа сотрудниками многофункционального центра в приеме документов на оформление заграничного паспорта.

Кроме того, обращение, поступившее по электронной почте 18.07.2017, в нарушение пункта 2.1 Порядка Депполитики Югры зарегистрировано за №02-ОГ-54 и направлено в соответствии
с частью 3 статьи 8 Федерального закона №59-ФЗ для рассмотрения по компетенции в Департамент дорожного хозяйства и транспорта автономного округа с запросом результатов рассмотрения. Однако в Депполитики Югры на момент проведения контрольного мероприятия ответа из Департамента дорожного хозяйства и транспорта автономного округа не поступило.

В ходе проверки результатов рассмотрения обращения установлено, что в части электронных регистрационных карточек обращений, поступивших непосредственно в Депполитики Югры, отсутствует отметка о результатах рассмотрения обращений.

Обеспечение права граждан на получение информации о деятельности Депполитики Югры

В ходе проведения контрольного мероприятия осуществлен анализ информации, размещенной на официальном сайте Депполитики Югры единого сайта государственных органов автономного округа в соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона № 8-ФЗ и с постановлением Правительства автономного округа от 20.04.2012 № 140-п «О едином официальном сайте государственных органов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры».

Раздел «Обращения граждан» официального сайта Депполитики Югры, расположенного по адресу https://deppolitiki.admhmao.ru/obrashcheniya-grazhdan/, представлен рубриками:

«Об организации личного приема граждан в Департаменте»;

«Порядок рассмотрений обращений граждан»;

«Интернет-приемная»;

«Общероссийский день приема граждан»;

«Личный прием»;

«График проведения телефонных «прямых линий» по вопросам антикоррупционного просвещения в Депполитики Югры»;

«Контактная информация»;

«Обзор обращений граждан».

В рубрике «Об организации личного приема граждан в Департаменте» размещен раздел VI «Личный прием граждан» приказа Депполитики Югры от 27.01.2017 №02-ОД-14, а также приказ
в формате pdf. Контактные данные специалиста, ответственного за организацию личного приема граждан, размещены в подразделе «Личный прием».

Рубрика «Общероссийский день приема граждан» содержит информацию об организации Общероссийского дня приема граждан
в 2016 году, уполномоченных лицах Депполитики Югры, осуществлявших прием заявителей в ходе общероссийского дня приема граждан.

В рубрике «Контактная информация» размещена информация о почтовом адресе, адресе электронной почты, а также номере телефона, по которому можно получить справочную информацию.

В рубрике «Анализ обращений граждан» размещены аналитические записки о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций и общественных объединений в Департаменте внутренней политики автономного округа.

В ходе анализа размещенной информации выявлено, что ее содержание не соответствует требованиям Федерального закона 8-ФЗ, а также методических рекомендаций по анализу обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также результатов рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления в целях совершенствования деятельности по обеспечению достижения целевых показателей социально-экономического развития Российской Федерации, определенных Президентом Российской Федерации, утвержденных решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций, а именно отсутствует:

анализ вопросов, содержащихся в обращениях, поступивших за отчетный период, с систематизацией по предметам ведения, уровням их разрешения (федеральный, региональный, местный), федеральным государственным органам, федеральным органам исполнительной власти, региональным органам исполнительной власти и органам местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение данных вопросов, видам – предложение, заявление и жалоба, а также по типам предложения, заявления и жалобы;

количественные и относительные показатели результатов рассмотрения вопросов, содержащихся в обращениях, за анализируемый период и принятых мер;

анализ систематизации вопросов, содержащихся в обращениях, поступивших за отчетный период, в целях выявления повышенной активности авторов соответствующих территорий, в пределах которых расположены их места жительства, пребывания или нахождения;

информация о проведенных личных приемах должностными лицами Депполитики Югры.

На информационном ресурсе ССТУ.РФ размещена информация о компетенции Депполитики Югры, руководителе Депполитики Югры, должностных лицах, ответственных за организацию и проведение общероссийского дня приема граждан, актуализацию информации об органе, по техническим вопросам, обеспечение сети VipNet с указанием их контактных телефонов и адресов электронной почты.

Согласно информации, размещенной на информационном ресурсе ССТУ.РФ, уполномоченным лицом, ответственным за организацию и проведение общероссийского дня приема граждан, а также за актуализацию данных об органе, определен заместитель начальника Административного управления Депполитики Югры Е.В.Вербицкая, ответственным по техническим вопросам определен главный
специалист-эксперт организационного отдела Депполитики
Югры В.В.Брунер.

Вместе с тем согласно приказу Депполитики Югры от 31.03.2017 №02-ОД-77 «О назначении ответственных лиц в Департаменте внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры по проведению общероссийского дня приема граждан» ответственным лицом за организацию общероссийского дня приема граждан в Депполитики Югры назначен начальник организационного отдела административного Управления Деполитики Югры О.А.Шулепова, за проведение общероссийского дня приема – помощник директора Депполитики Югры Р.Б.Бадретдинов, что не соответствует сведениям, размещенным на информационном ресурсе ССТУ.РФ. Указанные функции закреплены в должностных регламентах данных работников Депполитики Югры.

В целях реализации Указа Президента Российской Федерации
от 17.04.2017 №171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» Депполитики Югры обеспечена организация внесения информации в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ.

При изучении размещенной информации о результатах рассмотрения обращений, поступивших непосредственно от заявителя в Депполитики Югры, выявлено, что в нарушение порядка заполнения государственными органами и органами местного самоуправления формы отчета государственного органа или органа местного самоуправления с информацией о результатах рассмотрения вопросов, содержащихся в поступивших в соответствующие государственные органы и органы местного самоуправления обращениях российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, с учетом адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых по ним мерах, обращения
от 13.06.2017 №02-ОГ-49, от 16.06.2017 №02-ОГ-50,
от 28.08.2017 №02-ОГ-65 не внесены в соответствующий раздел информационного ресурса ССТУ.РФ.

Кроме того, по состоянию на 29.09.2017 на портал ССТУ.РФ не внесена информация об обращениях, поступивших и рассмотренных в Депполитики Югры, от 20.07.2017 №02-ОГ-56, от 26.07.2017 №02-ОГ-57, от 28.07.2017 №02-ОГ-58, от 28.08.2017 №02-ОГ-63,
от 28.08.2017 №02-ОГ-64, от 31.08.2017 №02-ОГ-66.

Также в ходе контрольного мероприятия выявлено, что обращение, зарегистрированное в Депполитики Югры 18.07.2017 за №02-ОГ-54, размещено на информационном ресурсе ССТУ.РФ за № 02-ОГ-2685.

Организация и ведение личного приема граждан

Приказом Депполитики Югры от 27.01.2017 № 02-ОД-14 утвержден график личного приема граждан в Депполитики Югры.

Согласно графику личный прием граждан в Депполитики Югры проводят:

директор (вторник с 17.00 до 18.00);

первый заместитель директора (среда с 17.00 до 18.00);

заместитель директора (понедельник с 17.00 до 18.00);

заместитель директора – начальник Управления национальной политики (четверг с 17.00 до 18.00).

График личного приема граждан должностными лицами Депполитики Югры размещен на стенде в приемной Депполитики Югры, а также на официальном сайте Депполитики Югры.

Пунктом 6.3 Раздела VI Порядка Депполитики Югры «Личный прием граждан» определены ответственные за организацию личного приема граждан:

директором Депполитики Югры – помощник директора совместно с организационным отделом Административного управления Депполитики Югры.

заместителями директора Депполитики Югры – главный
специалист-эксперт организационного отдела Административного управления Депполитики Югры.

Ответственные осуществляют:

предварительную запись на личный прием;

консультативно-правовую помощь гражданину;

документационное обеспечение, которое включает в себя: регистрацию устного обращения, составление карточки личного приема, подготовку предложений по решению вопросов, обозначенных в обращении, внесение информации о результатах рассмотрения обращения в карточку личного приема и в СЭД «Дело»;

контроль рассмотрения устного и письменного обращения, поступившего в ходе личного приема, исполнения поручений, данных в ходе личного приема.

Функции по организации личного приема граждан закреплены должностными регламентами помощника директора Депполитики Югры и главного специалиста-эксперта организационного отдела Административного управления Депполитики Югры, а также Положением об организационном отделе Административного управления Депполитики Югры и Положением об Административном Управлении Депполитики Югры в соответствии со статьей 14 Федерального закона №59-ФЗ.

Приказом Депполитики Югры от 27.01.2017 №02-ОД-14 утверждены формы учетной карточки личного приема и журнала учета личного приема граждан.

Регистрация устных обращений граждан с просьбой о личном приеме должностными лицами Депполитики Югры осуществляется в «Журнале учета личного приема граждан».

Журнал ведется на бумажном носителе с 2012 года. За 2015 год имеются записи о двух заявителях, за 2016 – об одном заявителе,
за 2017 год – о двух заявителях.

Журнал оформлен аккуратно с заполнением всех полей.

В графе «ФИО заявителя» (принятых на личном приеме в 2016 и 2017 годах) имеется отметка об удостоверении личности гражданина по паспорту гражданина Российской Федерации, что соответствует части 2 статьи 13 Федерального закона №59-ФЗ.

При проведении контрольного мероприятия представлены 5 учетных карточек личного приема, анализ которых выявил отсутствие отметки о согласии заявителя на получение ответа по существу поставленных вопросов в ходе личного приема «со слов заявителя письменного ответа не требуется» в учетных карточках от 06.02.2015 №1, от 19.06.2015 №2, от 20.04.2016 №1. По карточкам личного приема от 03.05.2017 №1, от 11.07.2017 №2 заявителям направлены письменные ответы за подписью директора Депполитики Югры по почтовому адресу, указанному в обращениях, что соответствует частям 3, 4 статьи 10 Федерального закона №59-ФЗ. Поручения, данные по итогам личных приемов, сняты с контроля должностным лицом, проводившим личный прием.

Письменные обращения в ходе личных приемов граждан должностными лицами Депполитики Югры не поступали.

Учетные карточки личного приема содержат разделы: дата приема; ФИО должностного лица, проводившего личный прием; ФИО заявителя; место жительства заявителя; характер вопроса; повторность обращения; результаты приема; дата снятия с контроля поручения, данного по итогам личного приема.

Оформление учетных карточек личного приема в целом соответствует требованиям части 3 статьи 13 Федерального закона
№59-ФЗ, однако в них отсутствуют сведения о социальной и льготной категории заявителя, о типе видов вопросов, а также отсутствует отметка о согласии заявителя на получение ответа по существу поставленных вопросов в ходе личного приема (со слов заявителя письменного ответа не требуется), вследствие чего данные разделы не заполнены и в электронных регистрационных карточках личного приема граждан. Также в электронных регистрационных карточках личного приема на момент проверки не заполнен раздел «Результаты рассмотрения».

Для регистрации устных обращений в СЭД «Дело» создана группа документов «Личный прием». На момент проверки в СЭД «Дело» зарегистрированы 2 карточки личного приема за 2017 год (от 03.05.2017 №1, от 11.07.2017 №2).

В ходе контрольного мероприятия замечания по оформлению карточек личного приема в электронном виде устранены.

В нарушение пунктов 6.19-6.20 Порядка по состоянию на 18.09.2017 в Аппарате Губернатора автономного округа находятся на контроле поручения Губернатора автономного округа, данные Депполитики Югры по итогам личных приемов граждан, срок исполнения которых истек (от 04.04.2015 №01-ЛП-2018, от 04.12.2015 №01-ЛП-728, от 12.07.2016
№01-ЛП-146, от 27.03.2017 №01-ЛП-8).

В Депполитики Югры установлено 2 автоматизированных рабочих места (далее – АРМ) с системой личного приема граждан на базе специального программного обеспечения в режиме видеоконференцсвязи, видеосвязи, аудиосвязи и иных видов связи (далее – СПО): у директора Депполитики Югры и помощника директора Депполитики Югры.

Тестовое соединение с Управлением по работе с обращениями граждан Аппарата Губернатора автономного округа проведено 18.09.2017.

Во исполнение пункта 3.2.2 протокола заседания рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций от 25.02.2016 №11 АРМ помощника директора Депполитики Югры находится в работоспособном состоянии на постоянной основе.

По состоянию на 27.09.2017 при проведении личного приема граждан система личного приема граждан на базе СПО не применялась в связи с отсутствием в обращениях вопросов, решение которых отнесено к компетенции иных государственных органов или органов местного самоуправления. Отчеты Депполитики Югры о применении системы личного приема граждан на базе СПО ежемесячно представляются в Аппарат Губернатора автономного округа в соответствии с запросом от 10.02.2017 №01-исх-ОБ-2257.

Во исполнение постановления Губернатора автономного округа от 11.04.2017 № 42 «О функционировании системы перевода в реальном режиме времени запросов в устной форме и электронных сообщений заявителей, поступающих на телефоны Справочного телефонного узла Администрации Президента Российской Федерации, в сетевые справочные телефонные узлы исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления муниципальных образований
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, в компетенцию которых входит решение поставленных заявителем вопросов» утвержден приказ Депполитики Югры от 10.05.2017 №02-ОД-114 «Об организации функционирования сетевого справочного телефонного узла в Департаменте внутренней политики Ханты-Мансийского автономного округа – Югры» (далее – Приказ), которым назначены ответственные за обеспечение деятельности телефона справочного телефонного узла Депполитики Югры:

за прием сообщений – помощник директора Депполитики Югры;

за техническое обеспечение – начальник организационного отдела Административного управления и главный специалист-эксперт организационного отдела Административного управления Депполитики Югры.

Определенные Приказом функции указаны в должностных регламентах сотрудников.

Оборудование сетевого справочного телефонного узла на момент проверки исправно, к работе готово. По состоянию на 25.09.2017 звонки на сетевой справочный телефонный узел не поступали.

Выводы:

На основании результатов проверки можно сделать вывод о наличии недостатков в организации работы по рассмотрению обращений граждан
в Депполитики Югры, необходимости ее совершенствования в части соблюдения требований Федеральных законов №59-ФЗ, №8-ФЗ, Порядка Депполитики Югры, обеспечения ведения делопроизводства по обращениям и запросам, поступающим в Депполитики Югры, в соответствии с требованиями Инструкции, ведения в установленном порядке электронных регистрационных карточек обращений и личного приема, обеспечения полноты и всесторонности рассмотрения обращений граждан, поступающих непосредственно в Депполитики Югры.

Предложения:

1.       Привести Порядок Депполитики Югры в соответствие с Порядком рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих Губернатору автономного округа, первым заместителям Губернатора автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, в Правительство автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 24.08.2012 №130.

2.       Обеспечить применение Сборника методических рекомендаций, утвержденного решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций, при осуществлении учета, систематизации, обобщения и анализа обращений, поступающих в Депполитики Югры.

3.       При регистрации поступивших в Депполитики Югры обращений и запросов обеспечить заполнение всех полей электронной регистрационной карточки, предусмотренных СЭД «Дело».

4.       Обеспечить контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных и устных обращений, запросов информации с использованием возможностей СЭД «Дело» в соответствии с требованиями Федерального закона №59-ФЗ.

5.       Обеспечить проведение анализа обращений граждан, а также результатов рассмотрения и принятых по ним мер в соответствии с Методическими рекомендациями по анализу обращений российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также результатов рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления в целях совершенствования деятельности по обеспечению достижения целевых показателей социально-экономического развития Российской Федерации, определенных Президентом Российской Федерации.

6.       Обеспечить представление информации о результатах рассмотрения вопросов, содержащихся в поступивших в Депполитики Югры обращениях граждан и организаций, в том числе адресованных Президенту Российской Федерации, и принятых по ним мерах в Администрацию Президента Российской Федерации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации №171
от 17.04.2017 года «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций».

7.       Обеспечить формирование номенклатуры дел в соответствии с пунктом 9.4.12 Инструкции и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526.

8.       Своевременно проводить экспертизу ценности документов по обращениям граждан, поступившим в Депполитики Югры, уничтожение документов, не подлежащих постоянному хранению.

9.       При уходе сотрудников Депполитики Югры в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе осуществлять передачу находящихся у них документов сотруднику, ответственному за делопроизводство в Депполитики Югры, или другому сотруднику по указанию руководителя Депполитики Югры.

Опубликовано: 14.12.2017 10:50        Обновлено: 13.12.2018 20:04